При окончании журнала входящих документов регистрационный номер


При окончании журнала входящих документов регистрационный номер

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?


Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

    охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание); учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы); поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко); контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.). Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 288-16-54.

Это быстро и бесплатно! Он позволяет:

  1. проводить продуктивную справочную работу по документам.
  2. контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам;
  3. учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию;
  4. своевременно исполнять решения руководства;

Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер.

В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

– Ну и бюрократ же ты, Вертер! [.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! – Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»!

А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

В любую организацию поступает множество входящих документов – письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т.д. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. как правильно регистрировать входящие письма
  2. как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года
  3. зачем нужна регистрация и нумерация входящих писем

Во-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией.

В организации ведут журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, журналы скреплены скобами, они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены подписью и печатью директора организации, покупаем эти журналы в магазине

канцтоваров.

Для этого полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в журнал регистрации. Во-вторых, нумерация используется для поиска и отслеживания исполнения документа, а также для ссылок в последующих в документах (например, в переписке, или в приказах).
Входящие и исходящие документы регистрируются и записываются в журналах регистрации.Обязан ли сотрудник, который ответственный за ведение журналов регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов прошивать, пронумеровать, скреплять подписью и печатью директора организации? Нужно ли в журналах регистрации исходящих документов и регистрации входящих документов нумеровать страницы (писать ручкой номер страницы)?

Обязан ли работник, совмещающий должность делопроизводителя вести журнал регистрации исходящих документов, журнал регистрации входящих документов, если в должностной инструкции делопроизводителя напечатано:

Регистрация входящих документов

— обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений.

Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы.

Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица.

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье.

Однако программное

обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота.

Журналом называется специальная тетрадь, в

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

См.

Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.
более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов» Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации.

Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек».

Бороться с этим достаточно сложно.

Регистрировать документы в принципе могут:

    информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает; специалист службы делопроизводства

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке.

производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и входящих документов?

Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.