Внутренняя опись по другому это называется содержание


Внутренняя опись по другому это называется содержание

Внутренняя опись документов дела


Готовите документы для передачи в архив? Узнайте, как правильно оформить внутреннюю опись документов дела, где взять типовой бланк и какие образцы заполнения использовать. Согласно действующему законодательству, под термином «дело» в делопроизводстве понимают совокупность документации, затрагивающей один вопрос или относящейся к одному участку деятельности (ГОСТ Р 51141 – 98). Процедура формирования дела включает группировку и систематизацию исполненной документации в соответствии с номенклатурой

дел.

Завершающим этапом формирования дела считается составление внутренней , которая представляет собой учетный документ, содержащий полный перечень служебных бумаг, включенных в дело, с указанием порядковых номеров, идентификаторов, заголовков и дат, а также нумерацией листов дела. Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Внутренняя опись документов дела

другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание!Поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке Помимо перечисленных, в личное дело могут входить и некоторыедругие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.

д.) и т. п.). Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см).

На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Если в течение работы у сотрудника меняются какие-то сведения, которые были указаны в личном листке по учету кадров, каким образом нужно изменять

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Содержание

  1. Внутренняя опись для личного дела
  2. Для почты
  3. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  4. В архиве
  5. В делопроизводстве
  6. Изъятых документов
  7. Для передачи в архив
  8. Правила составления
  9. На уничтожение
  10. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  11. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  12. Применение и назначение описи

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами. Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке).
Это:

  1. ;
  2. дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
  3. дела со сроком хранение более 10 лет;

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись

Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения

78Опись дел – это информационно-поисковый справочник, содержащий систематизированный перечень ед. хранения и предназначенный для их учета, закрепления систематизации, раскрытия состава и содержания.

Опись служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Описи дел составляются отдельно на: Дела постоянного хранения; Дела по личному составу; Дела временного (свыше 10 лет хранения); Дела состоящие из документов, заводимых только в данной организации (научные отчеты по темам, техническую и технологическую документацию). Самостоятельные описи могут составляться и на некоторые виды ОРД (приказы, постановления, протоколы).
Дела профкома включаются отдельным разделом в НД организации и через год после завершения их делопроизводством также передаются в архв по отдельной описи, подготовленной профкомом.

Дела профкома в архиве организации включаются отдельным разделом в годовой раздел сводной описи дел пост.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. — для передачи в другую организацию — для сдачи в архив — для бумаг с постоянным сроком хранения — для передачи в пределах одной фирмы Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.